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暨南專欄
現場員工管理:主管說話之道
2022.06.16∣瀏覽數:49

現場員工管理:主管說話之道


國立暨南國際大學國企系教授 許秋萍
國立暨南國際大學國企系碩士 賴浚甫


在日漸競爭的工具機產業,雖然受到新冠肺炎疫情的影響,所幸在疫苗施打普及下,各家工廠也恢復運作,但由於疫情感染率高也導致員工產生恐懼,進而影響其心理的健康狀況,容易造成員工在工作中產生更多壓力。所以企業在對於現場員工管理的方式也需要與時俱進做出改變,除了使員工達到組織所期望的工作內容之外,也要更加注意員工的身心狀況,而最常與員工互動的就是各單位的主管或組長,這時他們對於員工或下屬在平常的互動就極其重要。

企業可以藉由提高員工對於工作的任務意義,讓其自發性地對工作產生熱情,並且讓員工認為完成自己分內的工作能夠對他人(主管、同事或顧客)或公司帶來好處。因此,主管所說的話能夠有效地影響員工對於自身工作的看法,因為當員工覺得他們個人的努力有被受到重視,他們會更有動力地做出貢獻,進而加強他們與組織的聯繫。最終目標就是要讓員工能夠發自內心地喜歡自己目前所做的工作,以下建議能夠從三種激勵語言的角度出發。

第一種,指導性語言:藉由降低員工的工作不確定性,使其能夠預測工作與目標間的關係。

也就是說,主管在一開始就要將工作的內容分配、需求、目標、獎勵及懲罰盡可能地說明詳細,以避免任何混淆以及誤會的情況產生,使員工在工作的過程中能夠減少模糊和不確定感,讓他們能有更好的成效。相反的,若是工作分配不明確、授權不明確或是薄弱的領導力,會讓他們覺得沒有受到重視,有可能會造成反效果。因此主管要做好向上溝通,瞭解公司策略以及確認目標方向,避免下向傳遞錯誤或不清楚的資訊,造成團隊的誤解。

另外,領導者應當學習觀察、提問以及相互回饋,展現出想要理解部屬的心意,創造一個能讓員工自主決定事務的工作環境,而非主管一人獨大的一言堂。更重要的是在相互溝通之前,也務必要具備專業能力、工作效率、團隊合作能力等面向的內容,才能適時地提出實質的想法,並且給予員工有效的工作回饋。

第二種,同理心語言:藉由與員工建立良好的人際關係,使其感受到被信任且自我價值被肯定。

主管可以透過口頭表揚員工良好的表現來建立彼此的羈絆,讓其感受到自己發自內心的關懷,能夠產生心理的安全感以及滿足感,增進彼此之間的關係以及提升團隊無形的向心力,進而打造一個讓員工安心上班的工作環境。

主管在與員工溝通的時候,要先達到同理才能讓員工覺得主管是跟自己站在同一陣線的,進而聽進想要表達的話語,要明確地指出員工哪裡做得好,值得被鼓勵,感謝其對組織努力的付出,使其對工作產生成就感。另外,除了平常在口頭上讚賞員工的工作表現,也可以在員工對組織有貢獻的時候,給予其親手寫的感謝信,但要切記避免感謝信都是用同樣格式或模板,信件的內容必須要明確指出是因為什麼事件而鼓勵,要能確實地讓員工感受到組織的支持,不要淪為公式化的模板,使得這份鼓勵變得廉價。

建議主管可以從訓練觀察力開始,培養挖掘部屬、同事優點的習慣,並在表揚員工的過程中提出具體的實例,讓員工們能藉此確認自己努力的方向是否和主管階層、公司方針朝著同樣的目標前進,進而增加自我實踐的自信心。

第三種,意義創造語言:將組織的文化環境傳遞給員工,例如規則、結構和價值觀,使其產生工作意識,進而更快地融入工作環境。

當員工認為自己的價值觀與組織價值觀相符時,他們會更加願意去達成組織的要求。但是千萬不要說一套做一套,員工對於主管的行為一致性的看法,這對於他們的工作態度會有很重大的影響,而行為一致性指的是主管所說出來的話與做出來的事情之間是否相符,也就是說,主管會不會去履行自己的價值觀以及承諾。當員工認為主管常常食言的話,會使他們感到失望失去對於領導者的信任,甚至開始不配合地合作,最終會損害組織。因此為了要讓部屬信任他們的領導者,必須要讓他們相信領導者未來的行動會對他們有利,或者至少不會傷害到他們,領導者得要維持高度的行為一致性,使部屬能夠安穩且安心的追隨領導者。而這邊提到的行為一致性是指正向的價值觀,而不是從頭到尾都不在乎員工也算是喔!

根據研究顯示,越是新進的員工越需要主管的同理心語言,因為剛到一個陌生的工作環境,最需要的就是主管的關懷、支持以及同理。另外,在關於領導力的研究也提到擴展同理心的能力有助於領導力的成功,員工在與他們欽佩和尊重的領導者互動後,會覺得自己更有價值。因此建議在三種激勵語言下,可以往同理心語言有更進一步的發展以及應用。

最後,領導者的工作態度是使其受到部屬敬佩的重要關鍵,當部屬看到主管的工作態度,在日積月累下肯定也會潛移默化的獲得成長,進而提升自我價值,並為了公司奉獻一己之力。


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