Top

SNS

  • Facebook
  • 使用messenger傳訊給MAonline
暨南專欄
企業人力資源 管理系統導入評估
2022.02.14∣瀏覽數:291

企業人力資源
管理系統導入評估

國立暨南國際大學 新興產業策略與發展博士生 江書瑩

人力資源的角色在企業經營中越來越重要,由於資訊科技進步,企業的運作與管理方式都受到影響,對於人力資源管理部門來說,導入管理系統通常可分為人力資源發展(Human Resource Development, HRD),含招募甄選、教育訓練、績效管理、職能管理及組織發展,及人力資源規劃(Human Resource Management, HRM),含人事資料管理、出勤請假管理、薪資發放獎金計算等系統模組。企業傾向藉由資訊系統導入來進行管理,以期帶來組織變革、提升組織績效、創造競爭優勢。

實際上,導入一套系統前中後都需要常常與員工溝通,因為員工是將資料登打進系統的主要執行者,在此以人事出勤及薪資計算為主,探討建置人力資源管理系統的導入重點。企業在評估導入系統以簡化人事作業人工成本時,可就以下幾個面向討論:

● 管理人事出勤日常作業費時:考量公司內的排班、輪班狀況複雜程度、員工出差頻率、是否常需要人工比對確認員工出勤(請假、加班)狀況、或仰賴紙本記錄所有的變動等。

● 薪資獎金制度複雜:是否使用傳統方式計算薪資(例如EXCEL)、核發獎金前常常需要多次檢查、薪資計算出錯率高等。

● 公司營運要成長,既有方式是否能跟上腳步:紙本作業流程是否費時費力、預測分析功能不夠強等。

在選擇系統時,可考量以下幾個面向:

● 系統資訊安全

● 系統操作是否複雜:包含產品是客製化或是標準化、系統功能複雜程度、是否能符合公司制度使用、系統功能是否能可針對不同情形設定並靈活運用、能否與其他系統整合資源等。

● 系統維護的便利性:法令變更時,系統商是否可以快速因應、薪資計算及申報是否方便有效等。

● 操作者友善程度:服務人員是否能夠真的協助使用者快速上手,縮短導入期。

● 系統廠商的專業程度:系統是否能夠高度客製化、系統商的系統導入服務人員其服務及專業程度等。

● 系統是否具彈性及便利性:報表是否能靈活產出、數據資料分析及應用能力。

人事資料要能建置完整、詳細且正確的紀錄變動,例如現代人會更名、換手機號碼、緊急連絡人資訊更新等,而出勤管理看似簡單,但這幾年政府法令對於工時及例假休假等改變,時常讓企業的管理規則必須跟著改變,系統導入所需成本很高,導入期間亦會受到公司制度流程的複雜程度影響,再受COVID-19疫情影響衝擊,許多上班工時及請假假別變化性大,像是「防疫照顧假」、「防疫隔離假」、「分流上班」、「居家工作」、或是放「無薪假」等狀況,皆成為推動管理系統上,企業會考量的要點。除了完整忠實紀錄出勤資料,有些企業也有不同計薪方式,計算員工薪資可依個別需求異動及調整,節省人力資源人員在不同薪資週期間的換算時間,還須完整保存薪資異動調薪紀錄,隨時可查薪資歷史資料,因此建置出勤及薪資計算系統可以為企業帶來哪些效益,本就應該認真嚴肅的計算讓系統導入時可以更加順利。

想像一個場景,人資專員與系統導入的顧問師在辦公室裡,討論著公司的出勤及薪資計算的制度與流程,也許是工作內容很瑣碎,也或許是系統功能複雜,承辦人說:「公司為什麼要導入這個系統?工作就已經很繁複,如果要增加這麼多工作,甚麼時候才能在正常時間下班?系統看起來就很麻煩,能不能由別人做?我的工作會不會被系統取代,我就沒有工作了⋯」。遇到缺乏信心的承辦人,對於要增加的工作很是懼怕,也不明白為什麼公司要導入系統,而在過往的經驗中,得以會發現越缺乏與員工溝通及理解員工想法的公司,在推導系統上失敗的機率就越高,畢竟大多數的員工不喜歡超出既定的範圍,也不明白導入系統之後對他們在工作上的效益。

一個組織運作一段時間後,會產生組織慣性,依循既有的習慣及經驗運作,容易保持現狀抗拒改變。組織的慣性大略可以分為三個種類:工作方式的慣性、文化的慣性與由外部資源引起的慣性,而當要導入系統時,就是一種新的元素要注入公司營運,對於這樣的改變,在過去經驗、權力結構、組織文化等,員工偏好傾向不改變,擔心行動會造成損失或不便就可能選擇不採取行動,而另一方面,組織習慣擁有相關的作業規則、步驟,因長期習慣的標準化作業,員工不斷重覆執行,這樣的慣性也將員工的調適的能力束縛住,組織人員也容易為其個人利益及本位主義,與他人發生衝突、不合作的現象,對於不熟悉的工作會採取保守的方式執行,因此企業平時應建立員工的對於改變的認知,並訓練相關技能,才能使企業導入人力資源管理系統更加順利。

從多年的輔導系統導入經驗中觀察,發現能夠將系統正式上線的企業大多數都擁有高階主管的肯定與支持,以及資訊部門的支援,而系統所提供的資訊也能協助企業妥善安排人力,且符合勞基法及其他相關規定。不同規模的企業,管理的複雜度也各不相同,因此決策管理者在選擇哪一種系統時,必須考量自己公司的狀態,讓系統導入後可發揮其價值,才不至於導入一個不符合需求也沒有提升工作效率的系統,成了花錢找麻煩的頭痛問題。

九禾廣告媒體